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La digitalización de la agencia está en proceso en todos sus niveles desde el año 2019. En el lado de la operación interna, se embarcaron en la iniciativa Cero Papel, en que digitalizaron sus memorandos, oficios, solicitudes de comisiones de servicio y cartas. De esta forma, prácticamente desaparecieron los documentos en papel. A ello se sumó la adopción del software ERP para la gestión de sus procesos y un plan para digitalizar el flujo de rendiciones de terceros.

Una agencia en 360°

‘Analizamos las distintas herramientas y procesos que teníamos y creamos departamentos de comercio electrónico (estamos en Amazon y en JD.com) y de digitalización, y vimos qué estaban haciendo otras agencias y nos dedicamos a adaptarlo a nuestro quehacer para ser la primera agencia de promoción de exportaciones con mirada de 360° de Latinoamérica’, destaca O’Ryan.

Desde esta base, se lanzaron a cambiar la forma en que apoyan a los emprendedores chilenos a abrirse a nuevos mercados. Así, por ejemplo, optaron por realizar sus eventos y ferias de manera virtual. Esto les permitió bajar dramáticamente los costos de organizar estas actividades y, al mismo tiempo, elevar la cantidad de participantes y su efectividad

Prueba de ello es la reciente Feria de Productos del Mar y Acuicultura, desarrollada a mediados de junio, que se realizó vía remota: participaron 80 exportadores que se vincularon con 160 importadores a través de más de 600 reuniones. En total, permitió cerrar negocios por US$ 80 millones, con un costo mínimo de organización.

A esto se suma una estrategia de inteligencia de mercado como eje clave de la gestión de la agencia. En esta línea, han trabajado en proveer información oportuna y de calidad para potenciar las exportaciones chilenas.

Una de las herramientas desarrolladas en este ámbito es el Centro Digital de Conocimiento (CDC), una plataforma que busca compartir con sus beneficiarios la información que tiene ProChile, recogida de sus oficinas regionales en Chile y sus oficinas comerciales en casi 60 países.

El CDC aloja contenidos digitales (documentos, podcasts y videos) en una interfaz amigable, similar al de plataformas como Netflix. Los materiales disponibles incluyen, por ejemplo, videos de capacitaciones en temas específicos realizadas por la agencia o estudios de mercado con información estratégica. A este centro se puede acceder a contar de hoy a través de la página de la institución.

Un enfoque más cuantitativo es el de otra herramienta, el Datacom. Se trata del primer paso de ProChile hacia el big data. Inicialmente, recoge información proporcionada por Aduanas y permite visualizarla de forma simple. El objetivo es proveer de información sencilla a los asesores de las oficinas de la repartición para ayudar a los exportadores, por ejemplo, a descubrir mercados o identificar el potencial de demanda de sus productos.

La idea es que Datacom vaya integrando nuevas bases de datos para que permita avanzar hacia un sistema que genere modelos predictivos en el futuro.

‘Todas estas herramientas permiten una mayor productividad y una mejor focalización de esfuerzos para nuestros exportadores’, dice O’Ryan.

Salir con ventaja de la pandemia

Una tercera innovación es el servicio digital llamado One-Click Import, herramienta que permite aprovechar la red internacional de ProChile. Cuando una de sus oficinas comerciales detecta demanda en algún país por un producto que los emprendedores chilenos exportan, levanta una alerta en One-Click Import y la red local de la agencia se activa buscando un match con algún emprendedor local.

Este sistema ha permitido cerrar más de 220 negocios desde noviembre y se complementará próximamente con un catálogo digital de exportaciones chilenas, para buscar su diversificación y crecimiento.

‘ProChile ha recorrido una ruta de transformación digital que es un ejemplo para muchas organizaciones en Chile y el mundo. Lograron definir e implementar una estrategia digital que se alineara con las principales tendencias de transformación digital en el mundo, en un momento muy oportuno dado los cambios digitales poscovid’, destaca Pelayo Covarrubias, presidente de País Digital, fundación que los ha asesorado en el proceso.

Jorge O’Ryan destaca que este trabajo demuestra que ‘sí se puede modernizar el Estado’ y estima que las herramientas que están desarrollando serán claves para los exportadores una vez que se supere la crisis sanitaria: ‘Estos avances nos va a permitir sacar ventaja a países con los que estábamos compitiendo de igual a igual antes de la pandemia. Y en el comercio internacional, llegar antes que los demás hace una enorme diferencia’.