Consejos generales

Comunicación efectiva

• Explicar de forma clara y concisa, junto con solicitar feedback de actuar en conformidad.
• Diferenciar cuándo usar chat/whatsapp, e-mail, video/teléfono.
• Establecer normas para comunicaciones por video (silenciar micrófono, eliminar ruido ambiente).
• Específicamente, en reuniones con terceros, realizar cross-check al final de la reunión con ellos y luego en forma interna.
• Empatizar en la manera de comunicación. Si existe reunión semipresencial, que tod@s estén conectad@s, evitando salas de videoconferencia.

Cultura de equipo remoto

• Desarrollar empatía (buenas intenciones) y transparencia (registro, grabación y/o tomar notas).
• Planificar y gestionar la asincronía del trabajo.
• Generar vínculos “Sentirse representado y presente en la reunión”.
• Identificar contexto con colega o externo (en caso de no conocer donde  y cómo se encuentra la persona).
• Diferenciar las conversaciones (discusión, debate, aclaraciones, consultas).
• Fomentar el auto-aprendizaje y evangelizar lo aprendido.

Planificación del trabajo y la rutina

• Fijar metas diarias/semanales y medibles. Hacer cross-check rápido de las metas.
• Chequear cierre compromisos y plazos de los entregables.
• Establecer horarios de trabajo definidos y usar algún medio tipo Kanban virtual para explicitar tareas.
• Mantener una rutina similar a la del trabajo en oficina
• Fijar espacios de tiempo de descanso (sin realizar labores domésticas).
• Desconectarse del trabajo y espacio de trabajo al finalizar la jornada.

Equipamiento

• Contar con adecuada conexión a Internet en oficinas y puestos remotos.
• Tener adecuada implementación de herramientas de ofimática, junto con audífonos y cámara de buena calidad.
• Tener un espacio de trabajo acorde con las condiciones psicológicas (separado del “hogar”, horario establecido), ambientales (iluminación, ventilación, higiene, ruido), ergonómicas (mobiliario) y emergencias (evacuación).
• Especialmente en reuniones, usar paneles ilustrativos (kanban) para que todos conozcan la estructura, cadencia y expectativas de las reuniones.

Sobre la comunicación en tiempos de trabajo remoto

En particular, a continuación se entregan algunas reflexiones sobre cuándo usar la distintas herramientas digitales de comunicación:

El chat (whatsapp, slack, teams) se usa como herramienta de respuesta instantánea. Evitar usarlo en horarios que no son laborales porque no será respondido a tiempo. Si hay temas importantes para el día siguiente, se sugiere programar el envío o escribir un borrador de e-mail para que sea enviado a primera hora del día laboral siguiente. Si la materia amerita una urgencia, la llamada telefónica es la recomendación.

El correo electrónico (e-mail) ha sido considerado la herramienta más usada. Se usa cuando se quiere registrar o informar una situación a varias personas sin requerir rapidez de respuesta. La información de políticas, procedimientos o situaciones críticas pueden ser informadas brevemente en grupos o nueva difusión de chat, y profundizar el contenido en un e-mail. Junto con lo anterior, evitar entregar información por e-mail que podrías decir en forma presencial, chat o llamada telefónica.

La videoconferencia se utiliza cuando se requiere mostrar o revisar documentos, dado que tod@s están revisando la misma información y pueden entregar sugerencias en forma instantánea. Si no se requiere revisar en forma inmediata, se recomienda compartir documento por e-mail o en un repositorio (Dropbox, Google Drive, One Drive) para que la revisión se realice en un plazo establecido.

Por último, siempre es bueno realizar confirmaciones o cierres, por ejemplo, confirmar recepción de e-mail y plazo de respuesta, hacer un resumen y conclusiones antes del término de la reunión para que tod@s tengan claridad de acuerdos.

Herramientas digitales para el trabajo remoto

Metodologías ágiles para el trabajo

Una organización en transformación debe hacer negocios/acciones ágiles. Desde el punto de vista táctico, se debe probar y/o fallar rápido. Hay que generar cambio cultural de la forma de trabajar.

Las metodologías ágiles permiten adaptar la forma de trabajo al contexto y naturaleza de un proyecto, basándose en la flexibilidad y la inmediatez, y teniendo en cuenta las exigencias del mercado y los clientes”.

Scrum (da ritmo)

KANBAN (da perspectiva)

Ergonomía para la prevención de trastornos musculoesqueléticos (TME)

Condiciones psico-sociales en el trabajo en remoto

Planifica qué harás cada día, separando la mañana en dos, contando con el almuerzo y luego separando la tarde en dos de nuevo. Genera “hitos de avance”, ya que te permitirá un seguimiento efectivo de tus tareas a desarrollar. Asimismo, determina tus objetivos, estableciendo para cada uno de ellos un plazo de desarrollo (diario, semanal, mensual).

En cada separación de la mañana y tarde deberás generar pausas que idealmente no impliquen trabajo doméstico. Te recomendamos tener claro los horarios de dichas pausas, al planificar y estructurar tus pausas ayudarán a que tu productividad no disminuya con el paso de las horas.

Recuerda que en labores de digitación se recomienda no trabajar más de 20 minutos de manera consecutiva, para evitar una problemática del tipo musculoesquelético. Descansa entre 8 a 10 minutos, cada una hora de trabajo de digitación intensa.

Fuente: ACHS (2020)

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